Adóhatósági bírságtól tartottak. A tételes egyeztetés után 549 számla maradt.
Egy webshop minden rendelésre számlát állított ki, de senki nem követte, mi lett a csomaggal és a pénzzel. Tételesen összepárosítottunk mindent, és kiderült, mi a valós bevétel.
Te tudod, melyik számlád mögött van pénz? Beszélgessünk
Számlát kiállítani egy gombnyomás. A nehéz rész utána jön.
Átvették-e a csomagot? Visszaküldték-e? Megjött-e a pénz? Ezt senki nem nézte.
A webshop több mint egy éven át minden rendelésre azonnal kiállította a számlát, de azt senki nem követte, hogy a csomagot átvették, visszaküldték vagy kifizették-e. Így senki nem tudta megmondani, hány számla mögött nincs valós bevétel.
Ez nem könyvelési szépséghiba. A cég adóhatósági bírságot kockáztatott, és azt sem tudta, mekkora a baj.
Négy forrás, tételesen egymás mellé téve
| Forrás | Mennyiség |
|---|---|
| Számlázó | több mint 16 ezer számla |
| Futárszolgálat | közel 15 ezer csomag |
| Bank | közel 4 ezer tétel |
| Webshop | több mint 7 ezer rendelés |
A korábbi rendelések egy része már nem volt meg a webshopban. Ezek rendelésszámait több mint 9 ezer egyedi lekérdezéssel állítottuk vissza, hogy minden számlához legyen párja.
Amit a mérés mutatott
A jó hír: a félelem nagyrészt alaptalan volt.
- Nagyjából 13 400 számla igazoltan rendben van.
- Körülbelül ezret korábban már szabályosan sztornóztak.
- 549 érvényes számla maradt, amely mögött nem teljesült a rendelés.
És találtunk fordított hibát is: 14 csomagot kiszállítottak és ki is fizettek, de nem volt mögöttük érvényes számla. Ez nagyjából 230 ezer forint.
A hibalista csak a munka fele
Rendbe is tettük a nyilvántartást:
- Több mint 11 ezer igazoltan kifizetett számlát állítottunk fizetettre a számlázóban, összesen közel 164 millió forint értékben.
- Közel 600, hónapok óta nyitva álló rendelést zártunk le a webshopban, úgy, hogy a vásárlók semmilyen értesítést nem kaptak.
- A maradék teendőket, a sztornókat, a pótszámlákat és közel száz igazolatlan befizetést tételes, prioritásos listába rendeztük.
- Javaslatokat adtunk a beállításokra, hogy ez ne forduljon elő újra.
Eredmény
Két probléma oldódott meg egyszerre. Most már bizonyítottan tudni lehet, melyik számla mögött van valós teljesítés és pénz. A könyvelés és a webshop állapota pedig újra egyezik a valósággal.
Amit ebből érdemes megjegyezni
- Amit nem mérsz, attól félsz. Itt a mérés után kiderült, hogy a baj sokkal kisebb, mint amitől tartottak.
- A rendrakás nem ér véget a hibalistánál. A nyilvántartásnak is egyeznie kell a valósággal.
- Az automatikus számlázás mellé automatikus ellenőrzés kell. Különben a gyorsaság csak a rendetlenséget gyorsítja.
Nem keresünk bűnöst. Rendet teszünk.
Mekkora a te bajod? Lehet, hogy kisebb, mint gondolod.
De amíg nem méred meg, nem tudod. Írj, és megnézzük. Egy munkanapon belül válaszolunk.